سير عمل المذكرات القانونية: من التكليف حتى الإيداع

1. التكليف بموعد ومسؤول

كل مذكرة تبدأ بتكليف: لأي ملف وجلسة، ومن يكتب، ومتى آخر موعد للتسليم. بلا موعد مكتوب، لا يمكن متابعة التأخير.

2. الكتابة ثم الإرسال للمراجعة

يكتب المستشار ويرسل المذكرة للمراجعة. ومن المفيد حفظ كل نسخة مرسلة، حتى يُعرف ما تغيّر بين نسخة وأخرى.

3. الاعتماد أو طلب التعديل

الإدارة تعتمد أو تعيد المذكرة بملاحظات مكتوبة. هكذا يبقى سبب كل تعديل واضحًا، ولا تضيع الملاحظات في المحادثات.

4. الإيداع وإثباته

بعد الاعتماد، يسجّل الباحث تاريخ الإيداع ومرجعه، فتنتقل المذكرة إلى سير إجراءات الملف.

في رول

المذكرات في رول تمر بهذه الخطوات الأربع، ويظهر لكل شخص ما عليه في صفحته الرئيسية، ويصل التنبيه عند التكليف والإرسال للمراجعة والاعتماد، وتبقى المذكرة المتأخرة أمام الإدارة حتى تُسلَّم.

أسئلة شائعة

لماذا لا يكفي الواتساب لمتابعة المذكرات؟

لأن المهام تختلط بالحديث اليومي، ولا يوجد موعد واضح، ولا تُعرف النسخة المعتمدة، ولا يُسجَّل الإيداع في الملف.